COMO CALCULAR EL PRESUPUESTO DE UNA FERIA

¿Cómo podemos calcular lo que nos va a costar una feria?

Para configurar globalmente un presupuesto ferial, un baremo de referencia apropiado es el coste del espacio que se alquila en la feria. Con esta referencia, el presupuesto total de la acción ferial suele situarse en torno cinco veces este coste.

Pero ¿como se reparte la inversión?

 

Si la inversión total es cinco veces el coste del suelo entonces el alquiler del espacio supondrá un 20% de nuestro presupuesto.

El stand supone en torno a un 32%. Este concepto engloba todos los elementos que generalmente nos incluye la empresa que nos hace el stand.  El diseño del stand, la construcción de todos sus elementos, el montaje y desmontaje del mismo, la gráfica o el alquiler del mobiliario. Las tasas de montaje y desmontaje, el alquiler de maquinaria para carga y descarga también están considerados dentro del coste del stand ya que son conceptos que normalmente nos incluye la misma empresa que nos hace el stand.

El transporte rondará el 9% de nuestro presupuesto. Esto es el transporte de los productos o piezas que vamos a exponer y que enviamos directamente desde nuestra empresa, así como las tasas, pagos de aduana, seguros o cualquier otro envío de mercancía que hagamos a la feria. Dentro del transporte se considera el transporte del stand, aunque nos lo gestione y facture directamente la empresa que nos hace el stand siempre es un concepto aparte que podemos controlar o hacer por nuestra cuenta, en numerosas ocasiones se unifica el transporte del stand y de nuestra mercancía. El almacenamiento de embalajes durante la feria se incluyen también en esta partida.

El 18% de nuestro presupuesto es lo que nos cuesta el personal y los viajes. El personal que va a atender el stand, ya sea personal de nuestra empresa o personas externas que subcontratamos como azafatas o intérpretes. Las dietas de esas personas, así como los gastos de alojamiento, viajes y cualquier otro gastos que generen. La formación y vestimenta del personal también se incluyen, si las hay.

Los servicios feriales suponen un 7% del total. Esto son los servicios que contratamos directamente a la feria, como la electricidad, agua, puntos de cuelgue, wifi, lectores de tarjetas, limpieza, o seguridad.

La promoción que hagamos se llevará el 9% del presupuesto. Contemplamos aquí las acciones de comunicación y publicidad que llevamos a cabo. Invitaciones, anuncios, promociones, material grafico, traducciones, campañas, merchandising, hospitality, sponsorizaciones, etc.

El 5% restante son otros gastos que en cada caso surjen según el evento. Pases extra, pases de parking, asistencia a conferencias, entradas a alguna cena o evento paralelo a la feria y cualquier gasto extra no incluido en los conceptos anteriores.

Esta distribución de gastos es una media de numerosos ejemplos de empresas de sectores diversos en diferentes ferias.

Por supuesto esta distribución de gastos puede tener muchos matices, si la feria es en otro país, o en otro continente las partidas de transporte y de viajes serán mayores. Los precios de los servicios feriales y del m2 de suelo también pueden variar de una feria a otra, y si por ejemplo queremos tener presente nuestro producto en el stand y son elementos de gran tamaño seguramente la partida de transporte se nos disparará.

No pretende ser una guía exacta de lo que son los gastos de una feria si no una referencia que nos ayude a poder hacer una estimación del presupuesto ferial, y saber como distribuir nuestro presupuesto.

¿REALMENTE IMPORTA EL DISEÑO DE UN STAND?

Un stand es la imagen de la empresa en una feria.

 

Cuantas veces hemos paseado por una feria y hemos visto stands pobres, mal distribuidos, mal diseñados, con una gráfica que no se entiende o con un par de displays. También hay stands que impresionan, bonitos, con un diseño innovador, bien iluminados, con buenos acabados, con una gráfica acorde a la empresa y con un mensaje claro y acertado. No conocemos a ninguna de las dos empresas, pero ¿que vamos a pensaremos de cada una?  sin duda lo que su stand trasmite.

Un stand es la imagen de la empresa en la feria. En una feria más que en ningún otro sitio el dicho de que la primera impresión es la que queda es totalmente cierto, ya que normalmente no tenemos la oportunidad de causar una segunda impresión.

Lo que mostramos es lo que la gente percibe, ni mas ni menos. Si tenemos un stand cutre no podemos pretender que la gente piense que nuestra empresa es la mejor, aunque lo sea, los visitantes imaginaran una empresa cutre y si tenemos un stand espectacular no importa como sea nuestra empresa que vamos a dar la imagen de ser una gran empresa.

Esto no quiere decir que haya que hacer un stand que sea una obra arquitectónica, si no que, primero, hay que darle la importancia que tiene, y segundo, tenemos que tener claro qué imagen queremos que la gente tenga de nuestra empresa, y en función de eso haremos un diseño acorde con nuestro presupuesto. Se pueden hacer cosas muy dignas, que transmitan bien nuestro mensaje y la imagen de la empresa, que no sean carísimas y lograr así una buena primera impresión.

Por que si la primera impresión no es buena, ya podemos tener un producto mejor que el de la competencia que no lo vamos a vender igual.

EL PODER DEL CARA A CARA

Realmente el face to face es la herramienta mas poderoso de marketing. La comunicación efectiva es conectar y solo podemos conectar estando cara a cara.

Ahora con internet todos estamos conectados y podemos tener “relaciones” a través de la red, eso es una realidad, pero ¿como son realmente esas relaciones?

Una relación requiere algo mas que un contacto, por muy frecuente que sea, vía internet, y estoy hablando de relaciones profesionales. Podemos contactar con alguien, intercambiar información, opiniones, conocer un poco más a la persona y llegar a establecer una relación profesional pero hay algo que solo se consigue con el cara a cara, se logran otro tipo de vínculos, como la simpatía, la empatía o la conexión, se estrechan lazos, se genera confianza, se logra una relación personal mas estrecha que hará que la relación profesional sea mas solida.

Todos buscamos tener clientes o proveedores con los que conectemos y en los que confiar, que faciliten nuestro día a día y que aporten valor a nuestra empresa.

Eso es el verdadero valor de una acción cara a cara, de una feria. Conocer, que te conozcan y conectar.

¿De verdad estas pensando todavía si asistir a la próxima feria de tu sector? ya sea como expositor o como visitante si quieres “conectar” y establecer relaciones sólidas debes asistir.

5 MINUTOS BASTAN PARA HACER UNA VENTA

En una feria tenemos muy poco tiempo para comunicarnos con los visitantes. Tenemos que hacerlo muy bien para lograr comunicar lo que nos interesa, obtener información, conectar las necesidades del visitante con lo que ofrecemos y lograr la venta.

¿Cómo hacerlo?

 

En 3 segundos debemos atraer a los visitantes para que se paren en nuestro stand.

Debemos utilizar preguntas abiertas; quién, cómo, cuándo, dónde o por qué. Preguntas relacionadas con el evento, nuestro producto o servicio y sus beneficios.

Evitar preguntas como ¿qué tal esta? ¿puedo ayudarle? ¿qué le esta pareciendo la feria? ¿ha encontrado lo que vino a buscar?

Es importante crear simpatía. Cuando hacemos sentir bien a las personas conectarán mas fácilmente con nosotros y mejorará nuestra imagen hacia ellos.

No debemos tardar más de 45 segundos en averiguar si el perfil del visitante coincide con nuestro target. Para saber si podremos hacer negocios con esa persona y qué posibilidades tenemos de que compre nuestro producto tendremos que hacer las preguntas adecuadas.

En 3 minutos tenemos que conocer las necesidades del visitante.

Si hemos visto que tenemos posibilidad de hacer negocios con esa persona, pasamos a la fase de preguntas para averiguar exactamente lo que quiere.

Compartir información. Ahora es el momento de hablar de nuestra empresa, de nuestros productos y de los beneficios, antes no. Ya hemos escuchado y recogido suficiente información. Tenemos que comunicar nuestro mensaje en tan solo 60 segundos. Tenemos que vender muy bien nuestra empresa, producto o servicio, en una sola frase y hacer preguntas cerradas, para que nos de un si o un no.

Esto que parece sencillo, necesita mucho tiempo de entrenamiento.
Para 5 minutos de excelencia necesitamos por lo menos 50 horas de preparación.

LOS NUEVOS DUEÑOS DE LAS FERIAS

Estoy en el Centro de Convenciones de Maastricht. Hoy se ha inaugurado una nueva edición de Stainless Steel World Expo y me dirijo a la oficina de Atención al Expositor para resolver unas dudas referentes al desmontaje del stand que hemos construido para uno de nuestros clientes.

Cabría esperar que quien me atendiera fuese una persona holandesa empleada del Centro de Exposiciones en el que se desarrolla el evento, pero no es así. En su lugar me encuentro a Salinda Goonewardene, un hombre hindú de aspecto, modales e inglés impecables que con una seguridad y una elocuencia pasmosas resuelve todas las dudas que le planteo. No en vano se trata de “su” Feria. Él se la ha inventado.

El Sr. Goonewardene pertenece a la Stainless Steel World, la Asociación Mundial del Acero Inoxidable que como muchas otras asociaciones, hoy en día ha tomado el relevo de los propios recintos feriales como creador, promotor y organizador de Ferias. Ellos alquilan dichos recintos y asumen la gestión integral de los eventos, la cual como digo incluye tanto la comercialización, como la organización de hasta el más mínimo detalle de la Feria.

En principio las empresas como Grupo Intermedio que desarrollamos nuestra actividad en el mundo ferial y que reivindicamos la Feria como un elemento estratégico de marketing para las empresas, deberíamos estar de enhorabuena ante la proliferación de estas Asociaciones que promueven la aparición y consolidación de Ferias dedicadas a sectores específicos. Y así es.

Se trata además de eventos que gozan de una excelente salud, al ser más profesionales, más especializados, y al nacer con unos objetivos concretos y teniendo en cuenta las peculiaridades de la industria en cuestión.

En algunos casos como el que hoy nos ha traído hasta esta ciudad holandesa, cuna de la Unión Europea, o como el de la European Wind Energy Association – por citar otro ejemplo – que comparte denominación con el evento de un sector en el que hemos trabajado durante los últimos diez años, es la propia Asociación Sectorial la que organiza la Feria; otras veces se trata de empresas especializadas en eventos sectoriales (el ejemplo de POWERGEN) o incluso de publicaciones especializadas, como es el caso de HYDROPOWER & DAMS.

Una particularidad de todos ellos es que por lo general no se casan con ningún recinto y el lugar en el que se celebran sus Ferias va variando cada año, alternándose entre diferentes ciudades europeas, lo cual es otro aliciente para las distintas empresas expositoras.

Pero… siempre tiene que haber algún pero. Y es que no todo son ventajas ya que tanto los expositores, como los proveedores del sector, debemos pagar un alto peaje (nunca mejor dicho) por participar en estas Ferias.

La propiedad de las mismas al parecer legitima a sus dueños para imponer los proveedores que prestan los diferentes servicios, desde las empresas que se encargan obligatoriamente de descargar los camiones y mover las mercancías, hasta los que prestan los habituales servicios de electricidad, agua y desagüe, Internet…

Las tarifas impuestas por la Organización de la Feria para todos estos servicios (en especial los relativos a la Logística) son en la mayoría de las ocasiones completamente desorbitadas en comparación con las de una feria tradicional, llegándose por ejemplo a situaciones en las que el coste de contratar una carretilla elevadora para cargar o descargar un trailer ha llegado a ser cinco o seis veces el habitual para este tipo de servicios.

Si somos una empresa expositora, este tipo de situaciones pueden llegar a desbaratar nuestro presupuesto ferial, por lo que deberemos considerarlas y tenerlas en cuenta a la hora de confeccionar dicho presupuesto. En el caso de empresas como la nuestra, tenemos la obligación de alertar a nuestros clientes y de informarles debidamente del coste real que tendrán los diferentes servicios feriales que obligatoriamente deberán contratar a los nuevos dueños de las Ferias.

ARQUITECTURA NO TAN EFÍMERA

Hace unos años leí en una revista el dato del porcentaje que el recinto ferial de Ifema representaba en el total de basura generada por la ciudad de Madrid. El dato era espeluznante, tanto que consciente o inconscientemente lo borré de mi mente.

En muchas de las interesantes charlas que mi compañero Iker de la Fuente imparte en los eventos de nuestro sector, él sostiene que aunque resulte paradójico, dos conceptos en principio antagónicos como la sostenibilidad y la arquitectura efímera, no tienen porqué estar enfrentados.

Pero este artículo no va por ahí. O al menos no sólo por ahí.

No voy a limitarme a recordar las tres erres de Reducir, Reutilizar y Reciclar (a Iker le gusta añadir una cuarta de Reflexionar) como normas de actuación obligatorias a la hora de gestionar un proyecto de marketing presencial, en especial si el resto de acciones y mensajes promocionales de la empresa ensalzan el valor de la sostenibilidad y del compromiso con el medio ambiente.

El hecho de que la arquitectura ferial esté paulatinamente perdiendo su cualidad de efímera responde además a criterios puramente económicos. Los presupuestos cada vez son menores y nosotros debemos ofrecer a las empresas expositoras, en especial a las que acuden a más de una feria o evento al año, fórmulas que les permitan amortizar sus inversiones de manera más eficiente.

Algunos de nuestros clientes asisten a varios eventos al año; unos pocos superan la media docena de ferias anuales. Fabricarles, instalarles y sobre todo cobrarles cada año media docena de stands que van a ser destruidos una vez finalizada la Feria parece bastante descabellado. Más aún con los tiempos que corren.

Debemos entonces ser capaces de ofrecerles soluciones que les sirvan para varias ocasiones, para varios espacios, varias disposiciones e incluso varias necesidades. Se trata de agudizar el ingenio y diseñar esas soluciones que gracias a la re – utilización y al re – aprovechamiento, se adapten perfectamente a sus diferentes espacios, por muy diferentes que éstos sean y por muy distantes que estén en el planeta.

Recuerdo cuando le mostraba orgulloso a mi padre fotos de alguno de los stands que habíamos realizado y él me preguntaba “¿y con lo bonito que os ha quedado, luego se va todo a la basura?” Le solía responder que casi todo. Hoy le diría que apenas nada.

Arquitectura efímera sí, pero no tanto.

¿UN STAND MEMORABLE?

El mes pasado asistí a una feria, en uno de los stands había una caja negra bastante grande colgada del techo que caía por debajo de la altura de la cabeza de las personas. Tenia un agujero en la parte inferior, para meter la cabeza por él. Llamaba la atención, era curioso un objeto tan grande con el que te chocabas en medio del stand y además picaba la curiosidad de que habría dentro de la caja, de que veríamos o que pasaría al  meter la cabeza por el agujero inferior.

¡Que chulo! pensé, un stand que me ha llamado la atención, que ha captado mi curiosidad y que propone una acción que me apetece hacer, eso no ocurre con todos los stands, así que me dispuse a meter la cabeza en aquel gran cubo negro llena de emoción por descubrir con que me iba a encontrar, cual fue mi decepción cuando meto la cabeza y lo único que veo, en los cuatro laterales interiores del cubo, son imágenes de los productos que la empresa expositora vendía, ¿que? pensé, me han tomado el pelo, ¿que clase de experiencia era eso? desde luego eso no era eso lo que esperaba, ni yo, ni toda las personas que esperaban ansiosas descubrir el contenido del cubo.

En un stand es muy importante buscar la experiencia, que el visitante haga algo, participe, interactúe, sienta, aprenda, se divierta, en resumen, que le hagamos vivir una experiencia que haga que al final del día, después de haber pasado por cientos de stands, se acuerde del nuestro y tenga un sentimiento positivo hacia nuestra empresa. Para ello debemos crear y planificar una acción, en función de lo que queramos lograr. ¿Qué queremos que los visitantes hagan después de pasar por nuestro stand?, esa es la clave, saber qué queremos obtener, y planificar la experiencia de nuestro stand para alcanzar nuestro fin. No se puede pensar una acción simplemente porque queremos que la gente se pare en nuestro stand o porque sabemos que lo que hace que un stand sea memorable es precisamente que el visitante haga algo.

La empresa de la caja negra sí logro que me acordara de su stand al final de la feria, pero desde luego no que tuviera un sentimiento positivo hacia ella, si no todo lo contrario. Es evidente que no pensó en lo que quería que hiciera tras mirar dentro de su caja negra por que directamente me fui de allí.

Debemos pensar primero que acción queremos que la gente que pase por nuestro stand tome y en función de eso planificaremos una experiencia cuyo resultado sea que los participantes tomen esa acción que deseamos.

Para lograr ese resultado tenemos que centrarnos en los visitantes.

COMO CONECTAR

Sabemos que las ferias son el lugar perfecto para establecer relaciones profesionales, ya sea con posibles clientes o proveedores, o con posibles partners. En una feria sabemos de antemano qué empresas van a exponer, en muchos casos también hay conferencias o acciones de networking organizadas en torno a la feria lo que amplía nuestras posibilidades de encontrarnos con personas del sector con las que poder establecer relaciones. Sabemos que queremos establecer contactos y en la mayoría de los casos ya sabemos qué empresas son de nuestro interés. El que los contactos que hagamos se conviertan en las relaciones profesionales deseadas depende en gran parte de nosotros, de cómo nos comuniquemos y de si logramos conectar con la otra persona.

La clave para lograr un contacto sólido es conectar, pero ¿sabemos como hacerlo? ¿sabemos como conectar?

Conectamos cuando tenemos algo en común con la otra persona. Conectar es saber lo que la otra persona necesita, así sabremos utilizar las palabras correctas. Cuando queremos que ese posible cliente nos diga un sí, tenemos que buscar el botón de conexión.

Si sabemos lo que la persona necesita y quiere, se lo ofrecemos, conectamos y obtenemos un sí.

Nuestra imagen es nuestro primer paso para conectar.

La segunda vía de conexión después de la imagen es nuestra sonrisa.

Para conectar con alguien cara a cara tenemos que tener en cuenta que el lenguaje corporal, la imagen, gestos y expresiones faciales es un 60% de esa comunicación, el tono, cómo decimos las cosas es un 33% y el mensaje, lo que decimos es solamente un 7%. La actitud es lo mas importante a la hora de comunicar.

Mas del 90% de la herramienta que tenemos para conectar con alguien no es lo que vendemos, tiene mas que ver con la seguridad con la que hablamos, con la emoción con la que hablamos, con nuestra actitud y nuestra imagen.

El tono es lo que llega a la gente, tiene que ser seguro, pero amigable al mismo tiempo y debe ser animado para que te escuchen, con un tono de voz monótono aburrirás y no te escucharan.

Para comunicar bien es también muy importante ESCUCHAR. Para lograr conectar tenemos que hablar menos y escuchar mas. Cuando escuchamos estamos recibiendo la información que nos servirá de botón de conexión.

No interrumpir nunca.

Hay personas mas extrovertidas, con mayor don de gentes y con mayor facilidad de palabra que otras, este tipo de personas a priori tienen mas facilidad para comunicar pero si no tienen en cuenta lo anterior tampoco lograrán conectar.

QUE PASA SI NO LOGRA NINGUN RESULTADO

¿Qué pasa si nuestra empresa invierte una gran cantidad de dinero en asistir a una feria y no logramos ningún resultado?

Seguramente que la empresa decida no participar en la siguiente edicion de la feria.

Eso seria un error.

 

Sabemos que las ferias funcionan, que son el lugar donde más clientes potenciales se concentran para una empresa. Si hemos elegido la feria correcta donde exponer, si nuestra competencia u otras empresas del sector asisten a la feria, repiten y tienen buenos resultados ¿por que nosotros no?

Seguramente algo hemos hecho mal.

Tiene fácil solución. Aprender de nuestros errores y sacar partido de ellos. Todavía tenemos varios meses por delante para la próxima edición.

Lo primero que tenemos que hacer es analizar la preparación de la anterior feria. ¿Teníamos claros los objetivos de la feria? ¿Reflejaba el diseño de nuestro stand la imagen de la empresa? ¿Era el mensaje el adecuado? ¿Hicimos una buena comunicación? ¿Estaba el personal bien formado? ¿Sabían lo que tenían que hacer? ¿y lo que no? ¿Hicimos seguimiento a los contactos que visitaron el stand?….. Seguramente no.

Si analizamos cada paso de la preparación, participación y seguimiento descubriremos qué no hemos hecho bien y porqué hemos fallado. Si lo tenemos presente en la siguiente feria veremos como cambian los resultados. Si no somos capaces de saber donde hemos fallado o no sabemos cómo hacerlo correctamente podemos contratar una empresa que nos asesore. El coste será mínimo en el presupuesto global de la feria, y una vez conozcamos el modo de hacerlo nos servirá para cualquier otra feria a la que asistamos.

Si nuestra empresa lleva a cabo un buen plan de feria, es seguro que los resultados de participación van a ser mucho mejores. No importa si llevamos años asistiendo a una misma feria, incluso si logramos unos buenos resultados, si seguimos un buen plan de feria aumentará el beneficio de nuestra participación.
¿No es eso lo que todos buscamos?

LOS RIESGOS DE NO PARTICIPAR EN UNA FERIA

¿De verdad queremos asumir el riesgo de no participar en una feria?

 

¿Quiere asumir el riesgo de no participar en una feria?

Mucho hemos hablado de los beneficios de participar en una feria, pero ¿se ha planteado alguna vez los riesgos que corre al no participar?

A una feria de nuestro sector acuden multitud de usuarios de nuestro producto o servicio dispuestos a comprar, y evidentemente harán negocios con alguno de los expositores que allí se encuentren.

Si no participamos, o dejamos de participar en una feria, dejamos a nuestra empresa fuera del terreno de juego, dejamos vía libre a nuestra competencia para ganar visibilidad, relevancia y ventas. Estamos regalando trabajo a nuestra competencia y estamos haciendo que nuestra empresa lo pierda. ¿De verdad vamos a hacer eso?